ACCUEIL/ SECRETARIAT

SENSIBILISATION A LA FONCTION DE SECRETAIRE

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OBJECTIFS

Maîtriser les techniques indispensables à l’exercice du secrétariat aujourd’hui.

Adopter d’emblée un comportement professionnel.

Développer l’autonomie et la confiance en soi.

PARTICIPANTS

Secrétaires débutantes. Toute personne en reconversion au secrétariat

METHODE PEDAGOGIQUE

Les intersessions optimisent l’apprentissage. Elles permettent à chaque participant, via des outils spécifiques :

• De mettre en oeuvre les acquis du module de formation précédent ;

• D’approfondir ses connaissances ;

• De préparer la session suivante ;

• Une pédagogie active qui développe la confiance en soi, l’esprit d’observation, d’analyse et de synthèse.

DEROULEMENT DU STAGE
La formation est animée par un responsable du service social et se fait par groupe de 8 à 10 personnes.
INTERVENANT
1 consultante spécialisée
DUREE

Durée : 21 h
Lieu : Brives-Charensac

TELECHARGEMENT
Fiche pdf de la formation

Le métier de secrétaire s’est réellement professionnalisé. Une parfaite maîtrise des savoir-faire fondamentaux est aujourd’hui requise pour répondre aux exigences de la profession : réactivité, fiabilité et aisance relationnelle. Or, de nombreuses personnes sont amenées à débuter ou à se reconvertir dans le secrétariat sans avoir bénéficié d’une formation initiale spécialisée.

I - JOUR 1

  • SITUER LA FONCTION DE SECRETAIRE
    1. Définir son rôle, ses missions.
    2. Identifier les compétences à mettre en oeuvre dans sa fonction
  • L’ESPACE DE TRAVAIL
    1. Organisation ergonomique
    2. Les corbeilles pour les flux de documents
    3. Les principaux supports de classement
  • LES BASES DU CLASSEMENT
    1. Le classement alphabétique (normes)
    2. L’archivage (techniques – supports)
    3. La durée de conservation des documents
  • LES DOSSIERS INFORMATIQUES
    1. Organisation de l’arborescence
    2. Identification et partage des documents internes
    3. Classement et gestion des mails

II - JOUR 2

  • LA GESTION DU TEMPS ET DES PRIORITES
    1. Les principaux supports de gestion du temps et de la prise de rendez-vous.
    2. La planification et l’anticipation de son activité
    3. La gestion des priorités
    4. La répartition des tâches avec ses collègues
  • GESTION DU TELEPHONE
    1. Appels entrants et sortants

III - JOUR 3

  • LES DIFFERENTS TYPES D’ECRITS Particularités, utilisation, méthodologie
    1. Les différents types de lettres (courrier interne – courrier externe)
    2. Les comptes-rendus de réunion
    3. Les e-mails, les faxs
  • LA PREPARATION
    1. Suivre un plan
  • LE STYLE
    1. Les verbes, les formules, les mots de liaison, le vocabulaire….
    2. Les erreurs à éviter (mots parasites, enchâssements, vocabulaire inapproprié)
    3. Remèdes pour améliorer son style (sec ? monotone ? lourd ?)
    4. Les méthodes de re-lecture
  • LA PRISE DE NOTE
    1. Quelques conseils pour gagner en efficacité
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